Post digitalisieren – so profitieren Unternehmen von Digital Mailroom (2024)

Post digitalisieren – so profitieren Unternehmen von Digital Mailroom (1)

Häufig gestellte Fragen zum Digital Mailroom

Setzen Sie mit Iron Mountain Ihre digitale Poststelle um.

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Post digitalisieren und effizient verwalten

Viele Unternehmen versuchen schon länger, sich vollständig von Papier zu lösen oder es zu reduzieren. Solange jedoch weiterhin Post im Briefkasten landet und zentraler Bestandteil Ihrer Geschäftsprozesse ist, lässt sich das nicht erreichen. Da außerdem immer mehr Angestellte mobil arbeiten, wird es schwierig, die Papierpost zeitnah und sicher an die richtigen Adressaten zu verteilen. Traditionelle Poststellen sind auf manuelle Systeme und Prozesse angewiesen, die arbeitsintensiv und fehleranfällig sind. Wenn Sie Ihre Post digitalisieren lassen, können Sie die Produktivität und Sicherheit bedeutend erhöhen.

Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter:innen wieder ins Büro kommen, im Homeoffice bleiben oder beides kombinieren, machen Sie einen wichtigen Schritt nach vorn, indem Sie Ihre Post digitalisieren. So befreien Sie sich von der Papierflut und dem damit verbundenen Aufwand. Iron Mountain unterstützt Sie mit der Lösung Digital Mailroom sowie umfassender Beratung und Services dabei.

Wir sind Ihr Anbieter für den digitalen Posteingang

Iron Mountain Digital Mailroom ist eine SaaS-Lösung (Software-as-a-Service), mit der Sie die betriebliche Effizienz steigern. Wenn Sie die physische Post digitalisieren, können Ihre Mitarbeitenden jederzeit und überall sicher auf die digitalisierte Version Ihrer Post zugreifen. Die Umstellung auf die digitale Poststelle ermöglicht es Ihnen, dokumentenzentrierte Prozesse zu automatisieren und Ihre Daten plattformübergreifend zu verbinden.

  • Digitalisieren Sie Ihre physische Post sicher und professionell mit einer nachprüfbaren Nachweiskette.
  • Verwalten Sie selbst die rollenbasierten Berechtigungen.
  • Ermöglichen Sie es autorisierten Anwender:innen, jederzeit und überall auf die digitalisierte Post (in Form von E-Mails) in einem sicheren Repository zuzugreifen.
  • Ermöglichen Sie die Automatisierung dokumentenzentrierter Prozesse und nutzen Sie deren Vorteile, z. B. die vereinfachte Zusammenarbeit.
  • Für Sie bedeutet das weniger Platzbedarf und dadurch sinkende Raumkosten.
  • Konsolidieren Sie Anbieter durch den Einsatz einer End-to-End-Lösung.

Sehen Sie sich die digitale Poststelle für Behörden näher an

So können Unternehmen ihre Post digitalisieren lassen

Iron Mountain Digital Mailroom ist ganz einfach einzurichten und zu benutzen. So funktioniert die digitale Poststelle:

  • Lassen Sie Ihre Post von Iron Mountain scannen. Dazu beauftragen Sie bei der Post eine direkte Umleitung Ihrer Briefe an eine unserer sicheren Scan-Einrichtungen. Ihre Post verlässt niemals unsere sichere Nachweiskette.
  • Unsere Fachleute digitalisieren Ihre Post und erfassen automatisch Schlagwörter. Dadurch können die digitalisierten Versionen direkt an die vorgesehenen Empfänger:innen weitergeleitet werden.
  • Durch die Ausnahmeverarbeitung haben Sie die Kontrolle darüber, wer die Post letztendlich empfängt.
  • Ihre elektronischen Informationen werden im Ruhezustand und während der Übertragung über ein sicheres Netzwerk verschlüsselt.
  • Über Iron Mountain Insight®, unsere Information-Management- und Content-Services-Platform, können Sie Ihre digitale Post durchsuchen, abrufen und automatisch an die richtigen Empfänger:innen verteilen.
  • Rollenbasierte Berechtigungen, die Sie selbst festlegen und verwalten können, stellen sicher, dass nur autorisierte User Ihre digitale Post einsehen und weitergeben können – mit einer intelligenten Verteilungsfunktion.
  • Iron Mountain lagert Ihre physische Post ein, vernichtet sie sicher oder sendet sie an Sie zurück.

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Sicherheit und Compliance der Postdigitalisierung für Unternehmen

Wir nehmen Sicherheit sehr ernst. Aus diesem Grund vertrauen uns 95 % der Fortune-1000-Unternehmen ihre kritischen und sensiblen Daten an, die wir seit 1951 sichern. Außerdem bieten wir Dienstleistungen und Lösungen zur Digitalisierungfür eine Vielzahl von Branchen in über 60 Ländern an. Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Daten in unserer End-to-End-Lösung sicher sind – von der Abholung Ihrer umgeleiteten Papierpost in unseren sicheren Fahrzeugen über die Digitalisierung in unseren Scanzentren bis hin zur automatischen Weiterleitung Ihrer Post an die vorgesehenen Empfänger:innen und ggf. der Behandlung Ihrer Papierpost auf die von Ihnen gewünschte Weise (sichere Aufbewahrung, Vernichtung oder Rücksendung der Post an Sie).

Nachdem wir Ihre Post digitalisiert haben, werden Ihre digitalen Dokumente in Iron Mountain InSight® gespeichert, einer Plattform für Informationsmanagement und Content-Services, die das National Institute of Standards and Technology (NIST) Cyber Security Framework (CSF) als Sicherheitsrahmen für unser Unternehmen nutzt. Iron Mountain InSight® erfüllt die Branchenstandards, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

  • DSGVO
  • HIPAA
  • FedRAMP/FISMA
  • Soc 2 Type II
  • ISO27001

Features und Vorteile

Iron Mountain Digital Mailroom ist ein SaaS-Angebot (Software-as-a-Service), mit dem Unternehmen digital auf ihre Post zugreifen können. Die Vorteile dieser Lösung:

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Automatisierte Poststellenprozesse

Die Zusammenarbeit aller Anwender:innen wird viel einfacher – dank automatisierter Prozesse auf Grundlage von Schlüsseldaten, die bei der Digitalisierung Ihrer Post erstellt werden.

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Digitaler Posteingang

Nutzen Sie die Kompetenz, Prozesse und Infrastruktur von Iron Mountain, um Papierunterlagen in digitale Dokumente umzuwandeln – mithilfe unseres umfangreichen Netzwerks von Scanning-Zentren und einer auditierbaren Nachweiskette.

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Sicherer Zugriff und sicheres Speichern

Ihre digitalen Daten werden bei der Speicherung und während der Übertragung über ein sicheres Netzwerk durch Verschlüsselungscodes gesichert, die Sie selbst aufbewahren und verwalten. Sie vergeben rollenbasierte Berechtigungen, mit denen jederzeit und überall auf die Informationen zugegriffen werden kann.

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Plattformübergreifende Verbindung

Durch die Integration mit im Unternehmen vorhandenen Systemen wie E-Mail, Salesforce und Microsoft Office Suite können Sie Daten plattform- und fachbereichsübergreifend verbinden, in nachgelagerte Prozesse einspeisen und die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern. Durch eine verfügbare Integration mit der Lösung Policy Center von Iron Mountain können Sie sogar Regeln für die Aufbewahrung von Dokumenten auf Ihre digitalisierte Post anwenden.

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Verwaltung des Postlebenszyklus

Nachdem Ihre Post digitalisiert wurde, unterstützen wir Sie auch bei der Lagerung oder Entsorgung des Papiers. Die Dokumente können entweder an Sie zurückgesendet, in einem Archivcenter von Iron Mountain aufbewahrt oder sicher vernichtet werden.

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Steigerung der betrieblichen Effizienz

Wichtige Informationen und Kennzahlen lassen sich in Dashboards visuell anzeigen und interpretieren und vereinfachen die Entscheidungsfindung. So können Sie die Routing-Genauigkeit, durchschnittliche Zeit bis zur Zustellung, Postvolumen und vieles mehr interpretieren.

Post digitalisieren lassen: angepasst an die Anforderungen Ihres Unternehmens

Um schnell genug zu reagieren, müssen alle Dokumente ohne Verzögerung effizient verteilt und gelesen werden. Doch der Weg des Papiers ist langsam – besser, Sie lassen im Rahmen des Informationsmanagements Ihre Post digitalisieren. Mit Iron Mountain und einer maßgeschneiderten Lösung für Ihr Unternehmen steigen Sie sicher und professionell auf den digitalen Posteingang um.

Modernisierung der Poststelle: Entwickeln Sie sich mit den Anforderungen Ihres Unternehmens

Für Unternehmen war die Korrespondenz in Papierform schon immer vorherrschend und zuverlässig. Wie ein Uhrwerk kommt die Post rein und geht raus. Aber all diese eingehenden Dokumente müssen rechtzeitig und effizient verteilt, bestätigt und bearbeitet werden. Erfahren Sie im Folgenden mehr über die drei Arten der Poststelle und wie Sie Ihre modernisieren können, indem Sie Ihre Post digitalisieren lassen.

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Traditionell

Manuelle Prozesse

In der traditionellen Poststelle kommen große Mengen von Papierpost an, die manuell sortiert und verteilt werden müssen. Die Folge:

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Traditionell

  • Geringe Produktivität, da das Sortieren und Verteilen in die richtigen Abteilungen und an die richtigen Personen zeitaufwendig ist
  • Niedrige Kundenzufriedenheit
  • Mögliche Compliance-Verstöße und rechtliche Probleme
  • Verlust sensibler Informationen
  • Umständliche Unterstützung für Mitarbeiter:innen im Homeoffice

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Digital

Digitalisierte Post, Weiterleitung

Digitale Poststellen oder Digital Mailrooms funktionieren über intelligente Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing, IDP):

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Digital

  • Papierpost scannen und digitalisieren, sodass sie digital abgerufen werden kann
  • Metadaten extrahieren – für effizientes Suchen
  • Prüfung und Validierung
  • Klassifizierung durch KI/ML
  • Zugriffsregeln und Weiterleitung
  • Audit-Tracking für eine bessere Compliance

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Intelligent

Automatisierte Postverarbeitung, Metadaten-Extrahierung und Workflows

Intelligente Mailrooms bieten alle Vorteile eines Digital Mailrooms über eine Content-Services-Platform (CSP):

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Intelligent

  • Content-Management, Information-Governance
  • Intelligente Metadaten-Extrahierung and -Anreicherung
  • Such- und Abruffunktion
  • Zusammenarbeit
  • Prozessautomatisierung
  • Föderiertes Multi-Repository
  • OCR-Funktionen für optische Zeichenerkennung

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Post digitalisieren – häufig gestellte Fragen

Wie funktioniert ein digitaler Posteingang?

Alle Briefpost, die Sie erhalten, wird zuverlässig und sicher zu unseren Scan-Einrichtungen transportiert und dort digitalisiert. Im Anschluss stehen Ihnen alle Dokumente in digitaler Form zur Verfügung. Der digitale Posteingang befreit sie somit von der Papierflut.

Wie können Unternehmen Ihre Post digitalisieren lassen?

Das gelingt mit Iron Mountain ganz einfach – wir übernehmen alle Schritte von der Abholung Ihrer Post über das Einscannen und die digitale Bereitstellung bis hin zur Rücksendung, Einlagerung oder Vernichtung des Papiers.

Wie stellt Iron Mountain sicher, dass die digitale Post zu den richtigen Empfänger:innen gelangt?

Sie ordnen alle User einer Benutzergruppe zu. In Kombination mit Metadaten-Sicherheitsregeln wird so sichergestellt, dass die Post stets zu den richtigen Adressat:innen gelangt. Das Implementierungsteam von Iron Mountain sorgt dafür, dass in Ihrem Unternehmen und Ihrer digitalen Poststelle die richtigen Rollen und Regeln für Datenschutz und -sicherheit aktiv sind.

Wer kann auf meine Post zugreifen?

Das Implementierungsteam von Iron Mountain setzt sich mit Ihnen zusammen, um zu erfahren, wie Sie Ihre Post organisieren möchten: nach Abteilung, Etage, für einzelne Personen usw.

Dann richtet Iron Mountain Sicherheitsregeln für Benutzer:innen, Benutzergruppen und Metadaten ein, um sicherzustellen, dass nur die richtigen Adressat:innen Zugriff auf Ihre Post haben. Viele Unternehmen haben Administrator:innen, die diese Vorgaben je nach Bedarf anpassen. So kann zum Beispiel Post bei vorübergehender Abwesenheit umgeleitet werden.

Was passiert mit der Papierpost, nachdem sie digitalisiert wurde?

Es gibt drei Optionen für die Papierversion Ihrer Post nach dem Digitalisieren:

  • Sie erhalten die Dokumente zurück.
  • Wir lagern die physischen Dokumente in einem der hochsicheren Archivcenter von Iron Mountain für Sie.
  • Wir vernichten die Papierdokumente.
Welche Kosten entstehen Unternehmen für einen digitalen Posteingang?

Das hängt unter anderem von Ihren konkreten Anforderungen und der Menge der Briefpost ab. Kontaktieren Sie Iron Mountain für ein individuelles Angebot.

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